Dans les relations commerciales, les lettres d'invitation à des événements sont souvent utilisées. Les conférences, expositions, entretiens et présentations orales diverses ne sont pratiquement pas proposés. Un avis officiel permet non seulement de se souvenir de la date, mais aussi d'exprimer son respect à une autre personne.

Si vous rédigez de manière incorrecte une invitation officielle à un événement, elle ne remplira pas pleinement ses fonctions principales. La lettre doit contenir suffisamment d'informations.

Lettre d'invitation – qu'est-ce que c'est et quel est son rôle ?

Une lettre commerciale avec un texte d'invitation est un moyen de notifier un événement. La notification peut concerner une conférence, une soirée caritative, un concert, un séminaire, une interview ou toute autre action liée à certains événements.

Quelles fonctions remplit une lettre officielle ?

• Permet d'avertir une personne d'un événement à venir ou d'un événement important.
• Confirme que la personne a réellement été invitée à un certain endroit, grâce auquel des erreurs inutiles peuvent être évitées.
• C'est un moyen de rappeler le lieu et l'heure de l'événement.

Instructions pour rédiger une lettre d'invitation

Que faut-il indiquer pour rédiger correctement une invitation officielle à un événement ?

• Les actions de la personne invitée à l'événement doivent être précisées.
• Il est impossible de se passer de préciser le type d'événement. Le destinataire doit comprendre à quoi s’attendre lors de la visite.
• Dans tous les cas, la date et l'heure exacte de l'événement, ainsi que le lieu, sont affichés.
• Dans certaines situations, il est nécessaire de parler du contenu de la réunion. Par exemple, lorsque vous invitez à une conférence, vous pouvez spécifier une liste d'intervenants.
• Parfois, ils posent des questions sur leurs projets de participation à un événement. Pour connaître les souhaits exacts du destinataire, veuillez en informer par e-mail, appel téléphonique ou par toute autre méthode disponible.

Attention: Si vous devez remercier un employé ou toute autre personne à un niveau officiel, il est recommandé d'en rédiger un.

Quant au design de la lettre d’invitation, il n’existe pas de format standard pour la rédiger. L'avis envoyé est généralement présenté de manière présentable, par opposition à une lettre commerciale ordinaire écrite sur du papier à en-tête ordinaire. Dans le cas des invitations, du papier de haute qualité, divers éléments décoratifs et accessoires supplémentaires sont souvent utilisés. Le texte peut être écrit à la main en écriture calligraphique. Des formulaires de lettres commerciales standard sont utilisés dans de rares cas.

Façons d'envoyer une invitation à un événement

Vous pouvez remettre une lettre au destinataire différentes façons. Beaucoup dépendra du nombre de personnes invitées, du lieu de résidence du destinataire et de certains autres facteurs.

Quelles sont les options ?

• Le premier d'entre eux est remis en main propre, c'est-à-dire que la lettre est remise personnellement au destinataire. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser les services de messagerie.
• La deuxième option consiste à envoyer par courrier. Si l'événement est très important, il est préférable d'envoyer une invitation par une lettre précieuse, en faisant un inventaire de la pièce jointe. Dans ce cas, les délais de livraison doivent être pris en compte.
• La troisième méthode d'envoi est le courrier électronique. Cette option est la plus courante lorsque vous êtes invité à un entretien. Il est moins fréquemment utilisé pour assister à d'autres événements.

Exemples d'invitations à un événement

Vous pouvez utiliser des échantillons prêts à l'emploi comme modèle. Ils vous aideront à créer une invitation officielle à l’événement. Cependant, les spécificités d'une lettre particulière doivent être prises en compte. Le texte dépendra largement du type d’événement organisé.

Pour une interview

Les candidats sont le plus souvent invités à combler un poste vacant par téléphone ou par courriel. Lors du choix de la deuxième option, des informations sur l'organisation qui souhaite attirer une personne vers le travail, l'heure exacte de l'événement, ainsi qu'une liste de documents à examiner sont indiquées.

Vers l'exposition

Le texte de l'invitation à l'exposition doit être concis. Il ne faut pas parler de l'événement avec trop de détails. Il vous suffit de mentionner les points les plus importants. Le destinataire doit comprendre pourquoi l'exposition est organisée, ce qu'il peut y voir et à quelle heure il doit arriver.

À la conférence

Une lettre d'invitation à la conférence est envoyée pour informer les gens du lieu et de l'heure de la réunion. Lors de la rédaction du texte, il est nécessaire de prendre en compte le statut du participant. Le résultat doit être un message riche en informations et clairement formulé.

Résumons-le

Une lettre officielle d'invitation à un événement permet de transmettre au destinataire toutes les informations nécessaires. Il n’aura pas à faire d’effort pour se souvenir de la date et de l’heure, du lieu et d’autres points importants. Il suffira à une personne de relire le texte à tout moment.

Ainsi, nous pouvons conclure qu’il vaut mieux rédiger une invitation formelle à un événement que de contacter verbalement une autre personne. Les avantages de la notification écrite dans ce cas sont évidents, vous ne devez donc pas les refuser.

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Parfois, il semble qu'il soit plus facile d'organiser une fête sympa que de faire une invitation sympa, car l'invitation est le « visage » de l'événement. Il montre le budget, le format et la portée. En le regardant, les invités se font une opinion sur l'événement et peuvent tirer des conclusions sur s'ils doivent y aller ou non, quoi porter et à quoi s'attendre. Une invitation ordinaire sans « graine » laissera les gens indifférents. Et même si le point culminant de votre programme est Lady Gaga, seuls les quelques rares personnes qui n'ont en principe pas besoin d'invitations le sauront - il y aurait une raison. Eh bien, ou le bouche à oreille.

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Quel est le format de l'événement : officiel ou informel ?

Pour les événements officiels, il existe un format d'invitation défini, dans lequel tout est assez strict. Premièrement, les invitations sont imprimées uniquement sur du papier blanc cassé et uniquement peinture noire. Pour les réceptions diplomatiques, officielles ainsi que pour d'autres réceptions au niveau de l'État, tous les textes sont imprimés ; pour les réceptions moins strictes, une complétion partielle à la main est autorisée. Deuxièmement, ces invitations doivent être envoyées au moins deux semaines à l'avance (ou mieux encore, un mois à l'avance). Ils ont également installé exemple de texte qui prévoit une indication de la forme vestimentaire, une demande de notification aux organisateurs en cas de refus, etc. En général, il n'y a pas de place pour que le créateur se promène ici.

Un exemple d'invitation officielle à la Maison Blanche.

Les invitations informelles peuvent être divisées en deux catégories : les événements privés (mariages, anniversaires, anniversaires) et commerciales (anniversaire d'entreprise, ouverture d'un nouveau magasin, exposition, etc.). Selon l'occasion, vous pouvez faire preuve d'imagination et faire de l'invitation un petit chef-d'œuvre.

Un exemple d'invitation faite à la main.

Quel est le public cible ?

Tout ce qui est bon pour un adolescent ne plaira pas à ses parents. Sauf catégories d'âge, il faut prendre en compte les préférences gustatives et le format de l'événement. Même si une invitation imprimée sur du papier d'emballage marron aura fière allure lors de l'ouverture d'un café de style loft dernier cri, elle ne conviendra probablement pas à un restaurant à la mode.

Vous savez maintenant quels types d’invitations existent et ce que vous devez prendre en compte lors de l’élaboration de leur conception. Bien entendu, il ne faut pas oublier le budget, le mode d'envoi des invitations et le texte qui y figurera. Comme mentionné ci-dessus, les invitations officielles (formalisées) ont des règles de conception strictes, nous ne les prendrons donc pas en compte. Mais nous énumérerons certainement les caractéristiques et les aspects les plus importants du travail avec des invitations privées ou commerciales informelles :

Si votre budget le permet, vous pouvez réaliser des invitations en utilisant des impressions, des découpes complexes, voire de la dentelle et des strass (surtout lorsqu'il s'agit de invitation de mariage), mais veillez à prendre en compte le mode de livraison au destinataire. Si vous envisagez d'envoyer des invitations par courrier, soyez prêt à payer pour des enveloppes trop lourdes. Dans certains cas, deux invitations sont réalisées : une à la décoration complexe, pour une remise de main à main, et avec les mêmes délices, mais imprimée sur papier, pour un envoi par courrier.

Envoyer des invitations moins d’une semaine avant l’événement est une mauvaise forme. De plus, les gens peuvent penser qu’on s’est souvenu d’eux à la dernière minute. D’autres refuseront l’invitation car ils ont déjà prévu autre chose. Essayez donc de prévenir tout le monde à l’avance pour garantir une bonne réponse et une bonne participation.

Lorsque vous commandez un lot d'invitations auprès d'une imprimerie, faites quelques invitations supplémentaires. Dans le cas où vous devez inviter quelqu'un d'autre ou si vous gâchez le formulaire, vous n'aurez pas besoin de demander à l'imprimerie d'effectuer un tirage supplémentaire. De plus, le papier ou le décor nécessaire peut tout simplement ne pas être disponible.

Essayez de rendre votre invitation mémorable et intéressante. Même s'il est jeté plus tard, les invités garderont une agréable impression dans leur mémoire.

Exemples d'invitations

Donc, des paroles aux actes. Les invitations les plus atypiques, les plus sophistiquées et les plus stylées proviennent bien entendu de couturiers célèbres. Lorsqu’ils invitent du monde à leurs spectacles, ils ne ménagent ni temps ni argent pour se démarquer et surprendre les invités.

Stella McCartney, en plus de l'invitation, a offert à tous les invités un anneau vert écarquillé de sa nouvelle collection.

Invitation exclusive de Dries van Noten

Invitation interactive de KENZO.

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Il semblerait que cela puisse être plus simple que de rédiger le texte d'une invitation à un anniversaire ou à un autre événement spécial, mais que de nuances et de subtilités surgissent !

Alors, commençons par l'appel :

"Cher (cher, vénérable) Ivan Denissovitch !"

Et s'il n'est pas seul ? Et par exemple avec ma femme :

"Chers Ivan Denissovitch et Marya Petrovna !"

Et si vous ne la connaissez pas et ne connaissez pas son nom ? Curieusement, ils écrivent le plus souvent :
"Cher Ivan Denisovitch et sa femme"...

Et la question se pose : votre femme n’est-elle pas respectée ?
Nous vous conseillons d'éviter de telles options dans le texte d'une invitation d'anniversaire. Il vaut mieux l'écrire comme ceci :

"Cher Ivan Denissovitch ! Je vous invite, vous et votre femme..."

Et si Ivan Denisovitch n'était pas marié et avait une petite amie ? Dans ce cas, afin de ne pas vous attirer des ennuis, à la fin de l'invitation en petits caractères vous pouvez écrire :

"L'invitation est valable pour deux personnes".

Et tout est immédiatement clair. Laissez votre ami choisir avec qui il lui sera agréable et confortable de passer une soirée festive à l'occasion de votre anniversaire.

Vous pouvez également refuser de nous contacter et commencer le texte de l'invitation par les mots :

"Tu es invité à...",
et écrivez à la main le nom de l’invité sur l’enveloppe ou sur une carte de visite ou une boîte si vous avez choisi un parchemin comme carte d’invitation.

Maintenant rappelons-nous Quand faut-il écrire le mot « vous » avec une lettre minuscule et quand avec une majuscule ?.

Selon les règles de la langue russe, nous écrivons « Vous » avec lettres majuscules, si nous nous adressons à une seule personne, et écrivons « vous » avec une petite lettre si nous nous adressons à deux ou plusieurs. Voici une règle simple.

Mais ici il faut noter que le texte de l'invitation anniversaire peut être considéré comme le texte de l'auteur, et puis même si vous écrivez "Je t'invite..."(« Vous » avec un T majuscule), alors ce ne sera pas une terrible erreur grammaticale.

Passons au texte principal. Tout dépend de votre style et de votre imagination.
Par exemple:

Je vous invite à fêter mes 50 ans, qui auront lieu (date, heure, lieu, adresse)...
Je vous invite à un dîner de gala à l'occasion de mon anniversaire...
Nous vous invitons à une soirée de gala dédiée au 15ème anniversaire de notre entreprise...
Nous serons heureux de vous voir à la célébration en l'honneur de la présentation de la nouvelle collection...
Je serai heureux de vous voir le 25 mai 2012 à 18h00 au restaurant de Prague et de célébrer avec vous l'anniversaire de ma naissance.
J'ai l'honneur de vous inviter à une soirée de gala à l'occasion de mon anniversaire...

Dans les textes d'invitations d'anniversaire, il y a parfois une telle bizarrerie :

Je serai heureux de vous voir le jour de mon 35e anniversaire, qui Oh aura lieu le 10 novembre 2012


Code vestimentaire : chic et décontracté.

Attention : le complément d'objet direct après la virgule fait spécifiquement référence au mot « Jour », et non au mot « naissance ». Et le mot « Jour » est masculin, il faut donc écrire « lequel ».

Dans cet exemple, il vaut mieux supprimer les mots " être tenu", et la phrase deviendra plus agréable à l'oreille :

Je serai heureux de vous voir le jour de mon 35e anniversaire le 10 novembre 2012
au bord de la mer Méditerranée encore très chaude à Tel Aviv.
Nous nous retrouvons à 19h00 dans la salle de banquet de l'hôtel Dan Tel Aviv.

En règle générale, à la fin de l'invitation, il devrait y avoir signature. Cela a aussi ses pièges.

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi dans les lettres commerciales les mots « Cordialement » sont suivis de virgule, malgré le fait qu'il n'est en aucun cas réglementé par les règles de la langue russe ?
Mais en anglais des affaires, c'est obligatoire :).
Cette virgule anglaise est devenue si familière en Russie au cours des 15 dernières années qu'ils tentent de l'incorporer dans d'autres variantes, par exemple :

"Cordialement et C Ergey et Irina"
"Meilleurs vœux et, un Alexandre".

Il ne faut pas oublier que la signature dans l'invitation est une sorte de condition préalable (cachet, sceau) et, bien entendu, dans les deux derniers exemples (du point de vue des règles de la langue russe), la virgule est superflue.
Si vous décidez de mettre une virgule dans votre signature, faites-le consciemment, en fonction de la situation spécifique.

A propos du point à la fin de la signature :
Il n’y a pas de point à la fin de la signature d’une invitation anniversaire.

Encore un ajout.
Si vous commencez l'invitation par les mots « Cher Ivan Denissovitch », alors dans la signature, il est préférable de ne pas répéter « Avec respect », vous pouvez vous limiter à votre prénom et votre nom ;